Vous vous demandez peut-être comment Office 365 pourrait améliorer votre productivité en simplifiant vos tâches et en vous aidant à mieux piloter votre activité ?

Grâce à SharePoint et Flow, il est très facile de collecter et centraliser l’information produite par votre activité. Une fois cette information collectée, Power BI est l’outil le plus efficace pour produire rapidement et simplement un rapport d’activité sur vos opérations.

Pour prendre un cas de figure simple, supposons que vous ayez à gérer une équipe traitant quotidiennement des demandes reçues par email ? Ces demandes, en provenance d’expéditeurs, parviennent à vos collaborateurs sur leur messagerie Outlook.

L’ébauche de solution que nous allons mettre en place ici repose sur les composants suivants :

  • un site d’équipe SharePoint, partagé avec l’ensemble de vos collaborateurs
  • un classeur Excel hébergé sur votre site d’équipe Sharepoint
  • un script Flow allant récupérer les emails
  • un rapport Power BI pour présenter les résultats

Excel sur SharePoint

L’URL de votre SharePoint devrait avoir la forme suivante :
https://mondomaine.sharepoint.com

Sur un SharePoint d’équipe, créons un classeur Excel, dénommé pour l’occasion « Base emails reçus.xlsx » :

Dans ce classeur, créons une tableau contentant les champs suivants :

  • Date : date et heure de réception de l’email
  • Expéditeur : adresse email de celui qui vous envoie l’email
  • Destinataire : a priori votre adresse email
  • Id conversation : un ID unique, généré automatiquement par Exchange
  • Id message : un ID unique, généré par Exchange (une conversation peut contenir plusieurs messages)
  • Objet : objet de l’email
  • Contenu : corps de l’email
  • Traité : date de traitement de la demande que vous renseignerez (manuellement) pour suivre votre KPI
Structure du classeur Excel partagé sur SharePoint

Si vous créez le classeur et le tableau sur Excel Online, ce dernier sera automatiquement nommé « Tableau1 » (pour un paramétrage régional en français, « Table1 » pour de l’anglais).

A ce stade, nous avons notre conteneur. Notez qu’il eut tout à fait été possible de créer une liste SharePoint à la place du classeur Excel.

Script Flow de collecte automatisée

Il faut désormais renseigner le classeur Excel à chaque réception d’un email. Pour cela Flow est l’outil idéal.

Pour rappel, Microsoft Flow est une technologie permettant d’automatiser des tâches sur les composants de votre suite Office 365, soit sur déclenchement par un événement, soit de façon périodique.

La première étape est donc de se rendre à l’URL de votre environnement de travail Flow : https://flow.microsoft.com

Ce post n’a pas pour ambition de dispenser une formation sur Flow mais d’illustrer ses possibilités. Sachez simplement qu’un flux se compose de « blocs » fonctionnels reliés séquentiellement par des connecteurs et qu’il démarre toujours avec un bloc de type « déclencheur ».

Créons donc un nouveau flux et faisons-le démarrer par le déclencheur « Lors de l’arrivée d’un nouveau message électronique » en spécifiant le répertoire d’arrivée des emails devant déclencher le flux (ici « Inbox ») :

Ajoutons un second bloc « Obtenir mon profil (V2) » qui permettra de récupérer les informations de l’utilisateur exécutant le flux (vous-même) :

Enfin, terminons par le bloc allant permettre d’ajouter une nouvelle ligne dans notre classeur Excel partagé. Il faut spécifier, pour chaque colonne, la valeur devant être inscrite :

Notez que le champ « Date », qui récupère la date d’exécution du script (donc à peu de choses près la date de réception de l’email) peut poser problème pour être correctement interprété dans Excel. C’est pour cette raison que nous y avons inscrit une formule en langage Logic App afin de traiter la question. Comme elle ne s’invente pas, la voici donc :

convertFromUtc(utcNow(), ‘Romance Standard Time’,’MM/dd/yyyy HH:mm:ss’)

Le champ « Traité » reste vide pour le moment car il pourra être renseigné ultérieurement par l’utilisateur avec la date de traitement de l’email reçu.

Une fois le script Flow sauvegardé et activé, il est à présent opérationnel : à chaque réception d’un nouvel email sur votre messagerie, il sera traité et les informations importantes seront historisées dans le classeur Excel partagé sur votre site d’équipe SharePoint.

Lorsque le script s’exécute, l’exécution est archivée dans un journal que vous pouvez consulter. En cas d’erreur (cela peut se produire, très rarement), vous pourrez analyser le message et la raison de l’erreur :

Liste des dernières exécutions du script, avec l’état (réussite/échec)

Rapport d’activité sous Power BI

Ici également, nous n’entrerons pas dans le détail de la constitution d’un rapport Power BI car cela prendrait trop de temps.

Retenez avant tout que Power BI peut se connecter aux ressources présentes sur votre SharePoint, ici au classeur Excel qui nous intéresse.

Au passage, Power BI va nous permettre de traiter et enrichir l’information. Nous allons par exemple isoler le domaine de l’expéditeur (@domaine.com) afin de produire des statistiques par entité corporate. Nous allons également créer une mesure DAX égale à la différence entre la date de traitement et la date de réception de l’email pour mettre en place un KPI sur le délai de traitement et donc l’efficacité opérationnelle de votre service.

Le rapport ci-dessous illustre quelques thématiques propres au traitement de demandes par email :

  • Evolution des messages et des conversations
  • Distribution des demandes par jour de la semaine et heure de la journée (donne une indication sur le profil de la charge)
  • Origine des demandes par nom de domaine
  • Contenu des demandes
  • Délai de traitement des demandes, comparé à un objectif

Vous pouvez afficher le rapport en plein écran, en cliquant sur l’icône en bas à droite, et vous amuser à cliquer sur des portions de graphiques pour filtrer les autres graphiques (cross-filtering). En maintenant la touche « Ctrl » enfoncée, vous cumulerez les critères de filtrage. Très pratique.

Ce rapport d’activité prend tout son sens lorsque le script Flow est déployé à chaque membre de votre équipe puisque vous pourrez ainsi cumuler les résultats obtenus.

A vous de jouer. N’hésitez pas à commenter cet article et poser vos questions ci-dessous !


1 commentaire

Corpely.com · 22 août 2019 à 23 h 55 min

Oresys travaille depuis plus de 30 ans sur des projets d’accompagnement du changement et réalise plus de 50 projets par an. Ces expériences lui ont permis d’acquérir une véritable expertise à la fois dans le cadrage avec la mise en place d’une stratégie de conduite du changement, mais aussi dans la démarche à mettre en oeuvre ainsi que le suivi et le pilotage dans la durée. Les missions réalisées chez de nombreux clients ont rendues possible la capitalisation d’outils « accélérateurs de démarches ». Fort de ces pratiques, Oresys a la conviction qu’accompagner le changement sur le déploiement des outils Office 365 c’est d’abord cadrer et orienter le déploiement d’un point de vue des usages des collaborateurs plutôt qu’outils.

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